Megafajny event w wodzie

Wydarzenie, które naprawdę zapada w pamięć, to coś więcej niż dobrze ułożony plan. To emocje, klimat i wrażenia, które uczestnicy zabierają ze sobą – często na długie miesiące. Co sprawia, że event staje się „megafajnym” wspomnieniem? O tym jak zorganizować super wydarzenie z wodą w roli głównej, rozmawiamy z Sonią Bochyńską ze szkoły pływania Hasten.

Planowanie wydarzenia z aktywnością w wodzie

Od czego – i z jakim wyprzedzeniem – zacząć planowanie wydarzenia związanego z aktywnością w wodzie dla dzieci i rodziców?

W szkole pływania Hasten samo planowanie realizacji wydarzenia zaczynamy na minimum 2–3 miesiące przed datą imprezy. To daje nam czas na spokojne dopięcie wszystkich szczegółów – od rezerwacji obiektu po promocję i gadżety. Jednak przeważnie organizujemy eventy, które na stałe zagościły w naszym rocznym harmonogramie, jak np. mikołajkowe zawody, pikniki rodzinne czy hawajski pływacki Dzień Dziecka. Dzięki temu planujemy cały rok z wyprzedzeniem – zarówno pod kątem działań promocyjnych, jak i budżetu. Takie podejście pozwala nam lepiej rozłożyć koszty, zaplanować współpracę i prowadzić komunikację z wyprzedzeniem, a to jest kluczowe przy wielu działaniach.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze lokalizacji?

Dla nas wybór lokalizacji nie jest przypadkowy. Kierujemy się kilkoma kryteriami: gdzie prowadzimy najwięcej zajęć – to właśnie tam nasi uczestnicy będą mieli najłatwiej dotrzeć i możemy spodziewać się największej frekwencji; z kim współpracujemy jako dzielnica lub partner lokalny – czy możemy liczyć na dotacje, partnerstwo, a tym samym niższe koszty wynajmu obiektu; możliwość wynajmu obiektu i jego dostępność – obiekty często są wypełnione po brzegi, a organizacja imprezy powoduje odwołanie innych rezerwacji, więc nie każdy obiekt może się na to godzić.

Atrakcyjny program wydarzenia w wodzie?

Jak zaprojektować program, łącząc edukację z zabawą, by był ciekawy zarówno dla dzieci, jak i dorosłych?

Program zawsze tworzymy w oparciu o cel wydarzenia. Mamy eventy o charakterze zabawowo-sportowej rywalizacji – zachowujemy lekką, przyjazną atmosferę, ale uczymy dzieci, czym jest sport, fair play i radość z wysiłku.

W takich przypadkach dbamy o:

• oprawę – muzyka, światła, DJ;
• zaplecze – upominki, medale, pakiety startowe;
• dodatki – kącik animacyjny, strefa kibiców.

Są też jednak wydarzenia, które mają charakter edukacyjny i konsultacyjny – np. podczas organizacji wydarzenia związanego ze zdaniem testu na kartę pływacką łączymy to z konsultacjami z trenerami, oceną umiejętności i wodnymi atrakcjami, takimi jak zabawy z dmuchańcami.

To, jak wygląda event, powinno zależeć od:

• misji Waszej szkółki;
• grupy docelowej – czy to dzieci, rodzice, czy wspólna aktywność rodzin;
• Waszych zasobów i pomysłowości – czasem mniej znaczy więcej, jeśli robimy to z sercem.

Wydarzenie, które naprawdę zapada w pamięć, to coś więcej niż dobrze ułożony plan. To emocje, klimat i wrażenia, które uczestnicy zabierają ze sobą – często na długie miesiące. Co sprawia, że event staje się „mega fajnym” wspomnieniem?

Oto nasze sprawdzone składniki tej magii:

• muzyka i światła – odpowiednio dobrana oprawa dźwiękowa, kolorowe reflektory, dynamiczna zmiana świateł to świetne dodatki, dzięki którym zwykły basen zamienia się w miejsce wyjątkowych przeżyć;
• docenienie każdego uczestnika – każdy wkłada serce w swój udział, więc nagradzamy to z pełnym szacunkiem. Wszyscy uczestnicy dostają pamiątkowy upominek, a najlepsi – medale i atrakcyjne nagrody rzeczowe. To buduje poczucie dumy i motywację na przyszłość;
• konferansjer z energią – ktoś, kto potrafi połączyć strefę zawodników z kibicami, rozkręcić atmosferę, wywołać uśmiech i zaangażować publiczność. Dobry prowadzący jest jak reżyser emocji – spina całość w jedno widowisko;
• strefy aktywne i relaksacyjne – nie wszyscy muszą być w ciągłym ruchu. Kąciki do rysowania, zabawy dla młodszego rodzeństwa, fotobudka z wodnymi gadżetami to przestrzeń na luz, wspólne zdjęcia i odpoczynek między atrakcjami;
• bliskość trenerów – nic nie daje dzieciom takiego kopa emocjonalnego jak trener, który jest obok, przybija piątki, kibicuje i cieszy się razem z nimi. Te relacje są bezcenne – to one tworzą wspólnotę i zaufanie;
• relacja z wydarzenia – profesjonalne zdjęcia, dynamiczne filmiki i relacja na żywo w mediach społecznościowych to świetna forma podsumowania, promocji i pamiątki. Rodzice chętnie udostępniają, dzieci oglądają siebie z dumą, a szkoła buduje markę poprzez autentyczne emocje.

Bo atmosfery nie tworzy budżet, tylko ludzie, detale i serce włożone w organizację. To właśnie te czynniki zostają w pamięci – nie jako punkt w kalendarzu, ale jako wyjątkowe doświadczenie.

Zespół organizacyjny wydarzenia w wodzie!

Jak skompletować zespół organizacyjny i jakie role są kluczowe? O jakich obowiązkowych środkach bezpieczeństwa należy pamiętać przy organizacji eventów wodnych z udziałem dzieci?

Dobry event to efekt pracy dobrze dobranego i zgranego zespołu. Nawet przy skromnym budżecie warto zadbać o wyraźny podział ról – dzięki temu wszystko działa sprawnie, a uczestnicy czują się zaopiekowani.

W Hasten stawiamy na profesjonalizm – szczególnie wtedy, gdy do gry wchodzi rywalizacja.

Dlatego w każdym wydarzeniu są obecni:

• sędziowie – przy zawodach pływackich nie improwizujemy. Zatrudniamy licencjonowanych sędziów z Polskiego Związku Pływackiego (PZP). To podnosi rangę wydarzenia, gwarantuje uczciwość i uczy dzieci zasad prawdziwej rywalizacji;
• konferansjer – to prowadzący z doświadczeniem w pracy z mikrofonem. Łączy publiczność z tym, co dzieje się w wodzie, nadaje rytm wydarzeniu, buduje napięcie i rozluźnia atmosferę, gdy trzeba. Jego głos prowadzi przez całość wydarzenia;
• animatorzy – pełnią inną, równie ważną rolę. Są obecni w strefach zabaw, opiekują się młodszym rodzeństwem, prowadzą gry, zabawy plastyczne czy ruchowe poza wodą. Dzięki nim rodzice mogą się skupić na dzieciach startujących, a maluchy też mają swoje atrakcje;
• fotograf i osoba od relacji w mediach społecznościowych – dokumentacja wydarzenia to dziś must-have. Profesjonalne zdjęcia i dynamiczna relacja w mediach społecznościowych to nie tylko pamiątka, ale też element budowania marki i promocji szkoły;
• zespół techniczny i organizacyjny – osoby odpowiedzialne za biuro zawodów, rejestrację uczestników, przygotowanie list startowych, wydawanie numerów i dyplomów. To one są na pierwszej linii kontaktu z rodzicami i czuwają nad płynnością wydarzenia;
• ratownik medyczny – obecność przeszkolonego personelu to nie tylko obowiązek formalny, ale również absolutna konieczność. Bezpieczeństwo uczestników musi być priorytetem na każdym etapie;
• wolontariusze – są często kluczowym wsparciem; pomagają w poruszaniu się po obiekcie, rozdają pakiety startowe, czuwają nad ruchem w szatniach.

Im lepiej zorganizowany zespół, tym większy spokój organizatora i lepsze doświadczenie uczestników. Dobrze zaplanowane role to gwarancja, że wydarzenie przebiega płynnie, bez chaosu – i że wszyscy czują się częścią czegoś naprawdę fajnego.

Z czego składa się budżet wydarzenia w wodzie?

Co najbardziej wpływa na koszty i jak sobie poradzić z ich udźwignięciem? Opłaty, sponsorzy, dotacje?

Najwięcej kosztują:

• wynajem obiektu;
• nagrody, medale i materiały promocyjne;
• obsługa zawodów.

Jak zmniejszyć koszty?

• Szukaj partnerów i sponsorów lokalnych – np. na nagrody i upominki.
• Współpraca z samorządem – możliwe dotacje na wydarzenia rodzinne.
• Zgłoszenia z wpisowym – niewielka opłata może pokryć część kosztów.

Skuteczna promocja wydarzenia w wodzie?

Jak promować wydarzenie, żeby dotrzeć do rodzin z dziećmi?

• Najlepiej działa bezpośrednia komunikacja: mailing do rodziców, plakat na basenie, informacja od trenera po zajęciach.
• Użyj mediów społecznościowych do zaprezentowania relacji z poprzednich wydarzeń (zdjęcia, stories).
• Partnerstwa z lokalnymi miejscami dla rodzin (np. kawiarnie rodzinne, przedszkola, grupy facebookowe).

Jakie są trzy najważniejsze rady dla początkujących organizatorów takich imprez?

• Nie próbuj robić wszystkiego sam – rozdziel zadania i zaufaj ludziom.
• Dzieci to nie mini-dorośli – planuj krótkie, dynamiczne aktywności i dużo emocji.
• Zrób próbę generalną w głowie (albo na papierze) – zawsze miej plan B.

---

Rozmawiał: Maciej Mazerant / Redaktor prowadzący AQUA SPEED magazyn

Zdjęcia: Szkoła Pływania Hasten oraz Pływacki Biznes